Privacybeleid

Wij verwerken enkel de gegevens die nodig zijn om u als zakelijke partner verder te helpen. Concreet gaat het om:

• Gegevens die u zelf invult in ons contactformulier: voornaam en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), land of regio, het onderwerp van uw aanvraag en de inhoud van uw bericht.
• Gegevens uit onze verdere communicatie: wat u ons bezorgt via e-mail, telefoon of WhatsApp, en de opvolging van uw aanvraag (offertes, samples, afspraken).
• Zakelijke en bestelgegevens: leverings- en facturatiegegevens, ondernemingsnummer en besteloverzichten wanneer wij daadwerkelijk samenwerken.
• Technische gegevens: uw IP-adres, browsertype en het tijdstip van uw bezoek, die onze hostingpartner in serverlogs registreert voor de werking en beveiliging van de website.

Wij vragen nooit naar gevoelige gegevens (zoals gezondheids-, religieuze of politieke gegevens) en onze website is niet gericht op kinderen.

Voor elke verwerking hebben wij een concreet doel en een rechtsgrond onder de AVG:

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden.

• Aanvragen zonder verdere samenwerking: maximaal 2 jaar na het laatste contact, zodat wij een eerder gesprek nog kunnen terugvinden.
• Klanten- en leveranciersdossiers: voor de duur van de samenwerking en daarna zolang wij ons tegen mogelijke aanspraken moeten kunnen verweren.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar, zoals de Belgische boekhoudwetgeving voorschrijft.
• Technische serverlogs: een beperkte periode bij onze hostingpartner, uitsluitend voor beveiliging en foutopsporing.

Na het verstrijken van deze termijnen wissen wij uw gegevens of anonimiseren wij ze.

Wij delen uw gegevens enkel met partijen die ons helpen bij onze dienstverlening. Met deze verwerkers hebben wij afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.

• Netlify: hosting van deze website en verwerking van de formulierinzendingen. Uw inzending wordt daar opgeslagen en per e-mail naar ons doorgestuurd.
• Onze e-mail- en kantoorsoftware: voor het ontvangen, opvolgen en bewaren van uw aanvraag.
• WhatsApp (Meta): als u ons via de WhatsApp-knop contacteert, verloopt dat gesprek via WhatsApp en geldt daarvoor ook het privacybeleid van Meta.
• Google Fonts en Font Awesome: onze website laadt lettertypes en iconen via deze externe diensten, waarbij uw IP-adres wordt verwerkt om die bestanden te kunnen leveren.
• Boekhouder, transport- en logistieke partners: enkel de gegevens die nodig zijn om te factureren of te leveren.
• Overheidsinstanties: uitsluitend wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Sommige van deze partners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of maken gebruik van servers daarbuiten. In dat geval gebeurt de doorgifte op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Deze website gebruikt geen advertentie- of trackingcookies en plaatst geen analysecookies om uw gedrag te volgen. Enkel functionaliteit die technisch nodig is om de website en het contactformulier te laten werken, wordt gebruikt.

Doordat lettertypes en iconen van externe diensten worden geladen (zie punt 4), wordt uw IP-adres wel aan die diensten doorgegeven. U kunt dit beperken via de instellingen of extensies van uw browser.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Zo verloopt al het verkeer met deze website via een versleutelde HTTPS-verbinding, is de toegang tot aanvragen beperkt tot de medewerkers die ze nodig hebben, en gebruiken wij spamfilters op ons contactformulier. Merkt u een probleem op, laat het ons dan weten via sales@nbodistribution.com.

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

Inzage

U mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie krijgen.

Rectificatie

U mag onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren of aanvullen.

Wissing

U mag vragen om uw gegevens te verwijderen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.

Beperking

U mag vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl een betwisting loopt.

Bezwaar

U mag zich verzetten tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang gebaseerd zijn, inclusief commerciële opvolging.

Overdraagbaarheid

U mag de gegevens die u ons zelf bezorgde in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten doorsturen.

Intrekken van toestemming

Waar wij ons op uw toestemming baseren, mag u die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor al gebeurden.

U oefent deze rechten uit door ons te mailen op sales@nbodistribution.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen zodat wij geen gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen, en antwoorden in principe binnen één maand.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — we zoeken graag samen een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze werkwijze of de regelgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste aanpassing. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij onze zakelijke contacten actief op de hoogte.